Inicio >> Cómo implantar las 5S digitales >> Fase 5S: auditoría

La fase 5, Seguir mejorando, quinta S del proceso es la que permite mantener el sistema implantado en permanente revisión.
Para ello hay que realizar estas actividades:

• Elaborar el documento de auditoría, a partir del modelo planteado, personalizando con aquellos elementos concretos que conviene perseguir para afianzar la implantación.
• Elaborar el calendario de auditorías, haciendo que participen las personas implicadas cada cierto tiempo. Recomendamos al menos hacer una auditoría mensual, sobre todo de cara al corto-medio plazo con el fin de asegurar que la implantación se afianza. Luego más adelante se podría relajar la frecuencia.
• Elaborar el gráfico con los resultados de las auditorías.
• Llevar registro de las desviaciones y de las acciones correctoras.

Para todo ello se utilizará el documento Auditoría 5S Digital

Orientaciones para realizar la auditoría

• La auditoría es una oportunidad no solo para mirar lo que "está mal", también tiene el sentido de ir aprendiendo cómo mantener las 5S digitales en marcha. En cierta forma, es "pedagógica" y debe incorporar aquellos elementos que se consideren más importantes o más difíciles de mantener.
• Al principio de ponerlas en marcha puede convenir "apretar" un poco más el calendario para afianzar la implantación. Es decir, según el grado de implantación conseguido con el proyecto se pueden usar auditorías más frecuentes al comienzo para luego, si se ve que las puntuaciones se mantienen en un buen nivel, aflojar un poco el ritmo.
• Sería lógico que la auditoría "sume" cierto trabajo del departamento TIC y de quienes forman parte de la propia zona auditada, a fin de reflejar que el mantenimiento de las 5S digitales implica a las dos partes.
• El documento con la hoja de cálculo podría estar en el primer nivel organización de las carpetas o de la zona en la que se haya implantado el proyecto, junto con la guía de implantación. La hoja de cálculo daría fe de que en esa zona las 5S digitales están implantadas. Debería contener: el documento de auditoría con las preguntas elegidas, el gráfico con el indicador, el calendario de las previstas/realizadas y las acciones correctivas. Además, la guía de implantación debería estar actualizada a última versión (una de las acciones derivadas de las auditorías puede ser actualizarla).
• El documento de auditoria debe contener elementos genéricos que permitan puntuaciones globales pero también aspectos particulares del proyecto de 5S en cuestión.
• Para fijar un objetivo de puntuación puede esperarse a las 2-3 primeras auditorías a fin de cogerle la medida a la puntuación.
• Puede ser útil incorporar personas de otras áreas como invitadas a las auditorías a fin de que vean qué es lo que se ha trabajado (esto es especialmente útil a la hora de extender a otras áreas las 5S digitales). De la misma forma, en el caso de que otras áreas tuvieran 5S digitales implantadas, conviene participar en sus auditorías para aprender de sus proyectos.
• No debería durar más allá de 20-30 minutos. Durante la auditoría no se trata de "hacer" (alguna cosa sí que se podrá resolver en el momento) sino de anotar lo que hay que hacer en función de lo que se evalúa. Es decir, la auditoría alimenta el plan de acciones correctivas.
• Una manera relativamente sencilla de decidir qué elementos incluir en la auditoría -repartidos en las diferentes eses- es leer la guía de implantación y seleccionar aquello que sea más importante o que cueste más mantener.
• En la cuarta S deberán incorporarse algunas alertas para saber cuanto antes que nos estamos desviando del estándar. Conviene que sea el departamento TIC quien vea qué tipo de alertas podrían automatizarse.
• Es recomendable revisar el documento de auditoría, así como la propia guía 5S, los planes de acción y el calendario de auditorías antes y después cada auditoría. Todos ellos deben ser documentos vivos que modificaremos en función de la situación en cada momento (resultados, número y tipo de anomalías, cargas de trabajo, migraciones o cambios profundos en el sistema). Si no se pudiera revisar en cada auditoría por la razón que fuera, es obligatorio realizar una revisión profunda al menos una vez al año. Si con el paso del tiempo estos documentos no se actualizaran, sería un síntoma claro de que los ciclos de mejora no se están cumpliendo con el paso de las auditorías.
• Se recomienda una auditoría al menos cada dos meses, aunque queda a criterio de cada organización. Si el área en la que se ha trabajado es complicada, la auditoría debería ser mensual o incluso quincenal hasta que se vea que el proyecto queda afianzado.

Ejemplos de preguntas a incluir en la auditoría

Además de las que ya se han incorporado en la hoja de cálculo y a fin de particularizar el documento de auditoría se podrían incluir este tipo de preguntas:

Primera S

• No existen innecesarios especialmente en... (y se indica alguna zona en concreto que sea más relevante).
• Los criterios de necesario/innecesario son claros y sirven para organizar bien la documentación digital especialmente en... (y se indica alguna zona en concreto que sea más relevante).
• Los criterios de necesario/innecesario están adecuadamente documentados en la guía de implantación de 5S digitales y están actualizados.
• El fichero "Léeme" (o en su caso el que describa cómo trabajar con 5S digitales) está en su sitio y al día.
• Derivado del uso de la jaula se han creado nuevas carpetas que sirven para evitar la nueva aparición de innecesarios (si se quiere incidir en que está sirviendo para mantener actualizada la guía de implantación).
• La gestión de la jaula se lleva a cabo de acuerdo con lo establecido.
• No hay ficheros con contenidos personales no relacionados con el trabajo.
• No hay ficheros innecesarios relacionados con la LOPD.
• No hay ficheros innecesarios de carácter confidencial. En su caso si los hubiera están debidamente encriptados.
• Los criterios definidos para los históricos son adecuados y se cumplen.
• Los criterios definidos para ficheros obsoletos son adecuados y se cumplen.

Segunda S

• La estructura de carpetas y subcarpetas relativa a ...(se indica alguna zona en especial) está actualizada, funciona y sirve para mantener bien organizada la documentación digital.
• La codificación aplicada a... (se indica cierto tipo de documentos) está actualizada, funciona y sirve para saber de forma rápida y fiable cuál es el contenido del documento.
• La asignación de personas responsables realizada en la zona... es útil y sirve para mantener el orden establecido.
• La identificación de versiones está funcionando adecuadamente.
• No existen carpetas identificadas con nombres de personas.
• Se mantiene en x el número máximo de profundidad en el árbol de carpetas.
• La estructura de permisos por carpetas es adecuada y está actualizada.

Tercera S

Aquí se incluyen, entre otros, los temas de seguridad y también los que tengan que ver con contramedidas que ataquen los focos de suciedad. Algunas preguntas típicas:

• Los usuarios conocen las pautas de seguridad y las cumplen.
• La contramedida X puesta en marcha para atacar el foco de suciedad X está en marcha y es útil.
• No se añaden ficheros duplicados procedentes del guardado de adjuntos del correo electrónico.
• No se aprecian fuentes de suciedad procedentes del exterior que compliquen el mantenimiento de las 5S digitales en nuestra zona.
• El software utilizado para tareas de detección automática de innecesarios sirve para su función.
• El escritorio del sistema operativo está limpio, de acuerdo con lo establecido.
• La papelera se vacía regularmente de acuerdo con la pauta establecida.
• La carpeta de descargas está vacía de acuerdo con la pauta establecida.
• No se utilizan aplicaciones no autorizadas.
• El software antivirus está correctamene instalado y en funcionamiento.

Cuarta S

Aquí se incluirían algunas alertas de las puestas en marcha con participación del departamento TIC. Por ejemplo:

• La alerta relativa a la detección rápida de duplicados funciona y es útil.
• La alerta relativa a la eliminación de carpetas vacías funciona y es útil.
• La alerta relativa al control de ficheros de tamaño voluminoso funciona y es útil.
• Las desviaciones se detectan de forma rápida y se sabe qué hacer al respecto en el momento en que se detectan.

Quinta S

• Las auditorías se planifican y realizan rigurosamente.
• Se planifican las acciones correctoras derivadas de la auditoría y se hace seguimiento de las mismas.
• Se llevan a cabo las acciones y los resultados de las mismas son satisfactorios.
• Se actualiza el indicador de 5S y se observa su evolución tomando las medidas necesarias para que la tendencia sea positiva.
• Se observa un nivel general de compromiso con el mantenimiento de las 5S y los niveles de participación en acciones y auditorías son satisfactorios.
• Los indicadores tienen objetivo, se hace seguimiento de los mismos y existen comparaciones externas o entre áreas de la organización. Toda esta información se analiza y se utiliza para mejorar.
• La guía de implantación se comunica de forma adecuada al nuevo personal que se incorpora a trabajar en la zona del proyecto de 5S digitales (si es que esto se considera crítico).
• La participación de personal externo en las auditorías sirve para extender la filosofía de trabajo de las 5S digitales.
• Participamos en auditorías de 5S digitales de otras zonas y esto sirve para mantener mejor nuestra zona.
• Se realizan actividades de difusión de las 5S digitales.
• Se han elaborado píldoras formativas de 5S digitales que son útiles y sirven de consulta ante dudas.
• Se realiza algún tipo de reconocimiento hacia las personas y equipos que destacan por su nivel de 5S digitales.